会議の録音から議事録ができるまでの流れをつかむ ChatGPTで議事録を作る作業は、大きく三段階に分かれます。会議を録音し、それを文字に起こし、その文章をChatGPTに渡して要約させる、という順番です。ChatGPTは音声を聞けないので、録音ファイルをそのまま渡しても要約は返ってきません。ここを勘違いすると出だしでつまずきます。 ポイントは、途中の「文字起こし」を別の道具に任せることです。 議事録ができるまでの三段階 録音は手元のスマホで十分か、専用の機械がいるか 数名から十数名が一室で囲む会議なら、スマートフォンの録音アプリで足ります。机の中央に置き、発言者のほうへ向けておけば、聞き取れる音は残ります。専用マイクが要るのは、席が離れた大会議室や、オンラインと対面が混じる場面です。 ただし離れた席の小声や外の物音までは拾いきれません。要点を話す人には少し大きめの声でお願いしておくと、後の作業がぐっと楽になります。 録音を文字に起こす方法と、その精度の目安 文字起こし（音声を文章に変換すること）は専用サービスに任せます。Word（マイクロソフトの文書作成ソフト）の文字起こし機能や、オンライン会議ツールの自動文字起こしが手軽です。 精度は「そのまま議事録にはできないが、下書きには十分」という程度。専門用語や固有名詞、同音異義語は崩れます。取引先の社名が別の言葉に置き換わったり、「四十万」が漢数字のまま残ったりします。完璧は期待せず、崩れる前提で次へ進むのが現実的です。 文字起こしをChatGPTに渡して要約する具体的な手順 できあがった文字起こしを、まるごとChatGPTの入力欄に貼り付けます。有料版なら長い会議でも一度にかなりの量を扱えます。無料版で入りきらないときは、議題ごとに区切って数回に分けて渡してください。有料版と無料版の違いは、この扱える量にもはっきり表れます。 貼り付けたら、「要約して」で済ませず、何を出してほしいかを言葉で指定します。指定しないと、感想文のような文章が返ってきて使えません。 「決定事項・宿題・担当者」を分けて出してもらう頼み方 議事録で本当に要るのは、決まったことと、誰が何をいつまでにやるかの二つです。頼むときも、この形に沿って指定します。 たとえばこう伝えます。「次の文字起こしから議事録を作ってください。（1）決定事項、（2）宿題と担当者と期限、（3）保留になった点、の三つに分けて箇条書きにしてください。発言していない推測は加えないでください」。 最後の一文が効きます。これがないと、ChatGPTは話の流れを勝手に補い、言っていない結論をそれらしく書くことがあるからです。情報の扱いが気になる会議では、この点も頭に入れておいてください。 配る前に、人名・数字・金額を必ず見直す できた議事録を、そのまま配ってはいけません。取り違えがほぼ確実に残っているからです。原因は二つ。文字起こしの段階で音を拾い間違えること、そしてChatGPTが崩れた文字を「文脈からこうだろう」と補ってしまうことです。 特に危ないのが人名・数字・金額です。「山田」が別人の名前になったり、「十五日」が「五日」に化けたりします。ここだけは元の録音と突き合わせてください。全部を聞き直す必要はなく、金額・日付・名前が出てくる場面だけ頭出しして確認すれば十分です。 […]

ChatGPTから情報が漏れるって本当？まず知っておきたい仕組み 結論から言うと、使い方さえ間違えなければ、ChatGPT（質問を打ち込むと文章で答えてくれる対話型AI）から情報が勝手に外へ流れ出すことはありません。分かれ目は「打ち込んだ内容がAIの学習に使われる」設定になっているかどうか。ここを知らないまま使うのが一番危ない。 警戒すべきはハッカーより、自分たちの入力です。 入力した内容が「学習に使われる」とはどういうことか 運営会社は、利用者が打ち込んだ文章を回答精度の向上に使うことがあります。これが「学習に使われる」の意味です。貼り付けた見積書の中身が他社への回答にそのまま出てくる、という単純な話ではありません。ただし、社外のサーバーに顧客名や金額が残り、人の目に触れる可能性はゼロではない。押さえるべきはこの一点だけで、設定で学習をオフにすれば不安はほぼ消えます。 個人の無料版と会社向けの有料版で扱いが違う 同じChatGPTでも、無料版と業務用の有料プランでは入力内容の扱いがはっきり違います。業務用プランでは、打ち込んだ内容を学習に使わないのが最初から標準です。無料版も設定変更で学習をオフにできますが、放っておけば使われると考えておくほうが安全です。 無料版と業務用プランの扱いの違い 実際に危ないのはどんな使い方か——数名の会社で起きがちな場面 技術的な攻撃より、日々の何気ない操作のほうが危ない。IT担当がいない会社ほど、ここでつまずきます。 見積書や顧客名簿をそのまま貼り付けてしまうケース いちばん多いのが、「この見積書をもっと丁寧な文面に直して」と、取引先名も金額も入ったまま丸ごと貼り付けるパターンです。便利だからつい全部渡したくなる。でも社名と単価がそろって外部に残れば、それは立派な漏洩の入り口です。直したいのは文章の言い回しであって、相手が誰かはAIには関係ない。会社名を「A社」、金額を「◯◯円」と伏せて渡すだけで、リスクはぐっと下がります。慣れれば数秒の手間です。 従業員が自分のスマホで勝手に使い始めるケース もう一つ厄介なのが、会社の知らないうちに現場の若手が自分の携帯で無料版を使い始めている状況です。悪気はなく、むしろ前向きな行動でしょう。ただ会社が把握していないと、何を打ち込んだか誰も分からない。禁止ではなく、「使っていい、ただしこのルールで」と会社側から先に示すのが得策です。 お金をかけずに今日からできる、情報漏洩を防ぐ社内ルール 難しい仕組みは要りません。数名の会社なら、紙一枚と設定変更で八割方は守れます。 「これは入れない」を紙一枚で決めておく 長いマニュアルは誰も読みません。休憩室に貼れる一枚で十分です。入れてはいけないものを、具体的な言葉で並べておく。 取引先の会社名・担当者名 見積金額・原価・仕入れ値