会議の録音から議事録ができるまでの流れをつかむ
ChatGPTで議事録を作る作業は、大きく三段階に分かれます。会議を録音し、それを文字に起こし、その文章をChatGPTに渡して要約させる、という順番です。ChatGPTは音声を聞けないので、録音ファイルをそのまま渡しても要約は返ってきません。ここを勘違いすると出だしでつまずきます。
ポイントは、途中の「文字起こし」を別の道具に任せることです。
録音は手元のスマホで十分か、専用の機械がいるか
数名から十数名が一室で囲む会議なら、スマートフォンの録音アプリで足ります。机の中央に置き、発言者のほうへ向けておけば、聞き取れる音は残ります。専用マイクが要るのは、席が離れた大会議室や、オンラインと対面が混じる場面です。
ただし離れた席の小声や外の物音までは拾いきれません。要点を話す人には少し大きめの声でお願いしておくと、後の作業がぐっと楽になります。
録音を文字に起こす方法と、その精度の目安
文字起こし（音声を文章に変換すること）は専用サービスに任せます。Word（マイクロソフトの文書作成ソフト）の文字起こし機能や、オンライン会議ツールの自動文字起こしが手軽です。
精度は「そのまま議事録にはできないが、下書きには十分」という程度。専門用語や固有名詞、同音異義語は崩れます。取引先の社名が別の言葉に置き換わったり、「四十万」が漢数字のまま残ったりします。完璧は期待せず、崩れる前提で次へ進むのが現実的です。
文字起こしをChatGPTに渡して要約する具体的な手順
できあがった文字起こしを、まるごとChatGPTの入力欄に貼り付けます。有料版なら長い会議でも一度にかなりの量を扱えます。無料版で入りきらないときは、議題ごとに区切って数回に分けて渡してください。有料版と無料版の違いは、この扱える量にもはっきり表れます。
貼り付けたら、「要約して」で済ませず、何を出してほしいかを言葉で指定します。指定しないと、感想文のような文章が返ってきて使えません。
「決定事項・宿題・担当者」を分けて出してもらう頼み方
議事録で本当に要るのは、決まったことと、誰が何をいつまでにやるかの二つです。頼むときも、この形に沿って指定します。
たとえばこう伝えます。「次の文字起こしから議事録を作ってください。（1）決定事項、（2）宿題と担当者と期限、（3）保留になった点、の三つに分けて箇条書きにしてください。発言していない推測は加えないでください」。
最後の一文が効きます。これがないと、ChatGPTは話の流れを勝手に補い、言っていない結論をそれらしく書くことがあるからです。情報の扱いが気になる会議では、この点も頭に入れておいてください。
配る前に、人名・数字・金額を必ず見直す
できた議事録を、そのまま配ってはいけません。取り違えがほぼ確実に残っているからです。原因は二つ。文字起こしの段階で音を拾い間違えること、そしてChatGPTが崩れた文字を「文脈からこうだろう」と補ってしまうことです。
特に危ないのが人名・数字・金額です。「山田」が別人の名前になったり、「十五日」が「五日」に化けたりします。ここだけは元の録音と突き合わせてください。全部を聞き直す必要はなく、金額・日付・名前が出てくる場面だけ頭出しして確認すれば十分です。
取引先の名前や見積もり額が出る会議で、そのまま使ってよいか
取引先の社名や見積もり額が飛び交う会議では、一歩慎重になってください。無料版では入力内容がAIの学習に使われる場合があります。設定で学習をオフにできますが、金額や社名を含むなら、はじめから伏せて渡すほうが安全です。
福井の会社にすすめたいのは、社内の定例会議や現場の打ち合わせなど、外に出ても困らない会議から試すことです。慣れないうちに機密性の高い会議で使うと、確認の手間ばかりかさんで「かえって面倒」で終わります。手順に慣れてから見積もり会議のような重い場へ広げれば、無理がありません。
対面で信頼を積んできた相手の情報です。道具に預ける前に一呼吸おく。それだけで防げる失敗があります。
